Elektroniczne archiwum dokumentów

pierwszy tak kompletny system dla Twojej firmy


Elektroniczne archiwum dokumentów


Co zyskujesz?

Przede wszystkim produkt o najwyższej jakości. Z naszych rozwiązań korzystają liderzy swoich rynków, którzy cenią sobie zarówno niezawodność jak i pełną elastyczność naszych rozwiązań.

Wypełnij formularz a pokażemy Ci pełne możliwości naszego rozwiązania.

 

Dlaczego system workflow?

Wprowadzenie elektronicznego przepływu pracy (Workflow) jest doskonałą okazją do reorganizacji firmy, przyjrzenia się procesom w niej zachodzącym, ich długości oraz do usprawnienia zarządzania. Dobrze skonfigurowany obieg stanowi klamrę scalającą rozproszone terytorialnie oddziały czy zakłady. Poprawia się logistyka przedsiębiorstwa, miedzy innymi dzięki monitorowaniu tak kluczowych procesów jak obsługa zapytań ofertowych i zamówień, a zastosowanie elektronicznego obiegu akceptacji faktur przychodzących usprawnia i uspokaja zarządzanie zobowiązaniami finansowymi firmy.

 

elektroniczne archiwum dokumentów

Rozwiązanie elliteq to przede wszystkim bezpieczeństwo i dostępność wszystkich dokumentów w Twojej firmie.

Nasz system możemy swobodnie dostosować zarówno do branży jak i do procesów, które chcesz usprawnić. Dzięki temu jest on z sukcesem wykorzystywany przez znane marki nie tylko na rynku polskim.

Korzyści z zastosowania Elektronicznego archiwum:

  • Redukcja kosztów
  • Szybkie wyszukiwanie
  • Bezpieczeństwo danych
  • Wzrost wydajności
  • Automatyzacja procesów
  • Ułatwienie pracy

 

 

Co zyskujesz?

 

Pomyśl jak wiele dokumentów jest tworzonych w firmie, jak wiele osób jest zaangażowanych w ich tworzenie. Ile osób je recenzuje i akceptuje. I wreszcie kto i jakie istotne zmiany w dokumencie wprowadził. Elektroniczne archiwum dokumentów elliteq zadba o zapewnienie jednolitych, zatwierdzonych standardów tworzenia, archiwizowania i zarządzania dokumentacją w Twojej firmie.

Dzięki elliteq organizacja archiwum zakładowego stanie się dużo prostsza, m.in. ze szczegółową i łatwo dostępną wiedzą „co, kto, kiedy” wykonał w związku z dokumentem, czy szybkim i skutecznym powiadamianiem o zdarzeniach z nim związanych. Będziesz miał również błyskawiczny dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie.

Dowiedz się więcej o Elektronicznym Archiwum Dokumentów

Wypełnij formularz a pokażemy Ci pełne możliwości naszego rozwiązania.

Masz zapewnione

Przede wszystkim dostaniesz profesjonalne narzędzie do sprawnego zarządzania zarówno dokumentami w formie zdigitalizowanej jak i archiwum fizycznym. Twoje koszty przechowywania i dostępu do dokumentów i ich treści zostaną znacznie zredukowane. Będziesz miał zapewnioną ochronę danych i w pełni kontrolowaną pracę z dokumentami. Błyskawicznie wyszukasz dowolny dokument oraz powiązane z nim sprawy.

elliteq umożliwi Ci zarządzanie cyklem życia dowolnego pliku komputerowego (w logice systemu DMS traktowanego jako dokument) oraz zeskanowanymi dokumentami papierowymi i archiwizowanie dokumentów wraz z ich metadanymi w bezpiecznym elektronicznym repozytorium.

  • Gwarancja bezpiecznego przechowywania informacji,
  • Kontrola dostępu: wysoko autoryzowany dostęp do wszelkich zabiegów na dokumencie (np. odczyt, edycja, utworzenie wersji, zmiana statusu),
  • Śledzenie i trwała rejestracja dokonywanych zmian dokumentu i jego metadanych,
  • Check in/Check out dokumentu,
  • Redukcja przestrzeni i kosztów przechowywania,
  • Bezpieczny i szybki dostęp do e-Archiwum przez Internet
  • Automatyczne wersjonowanie dokumentu i metadanych.
 

 

Wiemy co jest ważne

aby archiwum elektroniczne było kompletne

 

Bezpieczeństwo danych

Raz wprowadzony dokument do archiwum już nigdy nie zaginie. Dzięki tworzeniu zdefiniowanych uprawnień dostępu, system gwarantuje, iż do dokumentów wgląd będą miały wyłącznie uprawnione osoby. Dla każdego wprowadzanego dokumentu tworzona jest metryka, zawierająca jego charakterystykę (na podstawie wypełnionego formularza) i dane kluczowe. 

Intuicyjny interfejs

Przejrzysty i intuicyjny interfejs oparty jest na hierarchicznej strukturze archiwum, gdzie użytkownik porusza się po drzewiastym systemie wirtualnych katalogów (odwzorowujących znanych mu porządek szaf, segregatorów, teczek), szybko wyszukując potrzebny dokument dzięki prostym lub zaawansowanym mechanizmom wyszukiwania.

Wielowymiarowe „drzewo powiązań”

Niezależnie od położenia dokumentów w drzewie archiwum, system umożliwia tworzenie  powiązań i referencji pomiędzy dokumentami w różnych folderach, a także pomiędzy innymi obiektami systemu takimi jak: dokumenty, sprawy workflow, oraz użytkownicy, foldery itp.

Łatwe i szybkie wyszukiwanie

Do każdego zarchiwizowanego dokumentu tworzona jest indywidualna metryka, właściwa dla rodzaju dokumentu (faktur, umów, ofert, zamówień, reklamacji, arkusza budżetowego…). Dzięki temu błyskawicznie wyszukasz każdy dokument wg dowolnego kryterium, jak nazwa, typ, data utworzenia, autor wersji, data ważności, status, nadany kod kreskowy, projekt, kontrahent itp.

Dokumenty pod kluczem (elektronicznym)

Konstrukcja Serwera Archiwum gwarantuje bezpieczne przechowywanie informacji, zapewnia kontrolę dostępu na poziomie dokumentów, zasobów oraz procesów, a także szyfrowanie zasobów i komunikacji (protokół SSL, silne klucze zabezpieczające). Dokumenty mogą być autoryzowane i zabezpieczane kwalifikowanym podpisem cyfrowym.

Wyjątkowy mechanizm uprawnień

Dostęp do dokumentów i/lub jego metadanych uzyskiwany jest dzięki szczegółowym uprawnieniom nadawanym pojedynczym użytkownikom lub grupom. Dzięki temu dokument może mieć różne stopnie poufności w zależności od tego z jakimi uprawnieniami po niego sięga.

Spełnienie norm prawnych

Nasze rozwiązanie zapewnia wypełnienie norm związanych z systemami zapewnienia jakości (nadzorowanie dokumentacji i procedur, nadzorowanie zmian, reklamacje) i norm branżowych wymaganych w działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorstwo oraz każdych innych wymagań formalnych.

Log historii zdarzeń

Każde zdarzenie związane z dokumentem (np. podgląd, edycja, utworzenie wersji, zmiana metadanych, zmiana statusu, zapis na dysku…) jest automatycznie rejestrowane i przechowywane wraz ze stemplem czasowym i identyfikatorem użytkownika. Dzięki temu nie ma w firmie miejsca na anonimowość zdarzeń i decyzji.

Klienci najczęściej wdrażają

Przykładowe rozwiązania:

Archiwizacja i zarządzanie dokumentamiArchiwizacja i zarządzanie dokumentami

Przechowywanie | Organizowanie | Wyszukiwanie | OCR | FullText Search
Niewiarygodnie łatwy dostęp do wszystkich dokumentów w Twojej firmie w połączeniu z inteligentnym OCR i wyszukiwaniem pełnotekstowym. Produkt rozwiązuje również problemy z utrudnionym dostępem do dokumentów

Archiwum Twoich dokumentówZarządzanie cyklem życia dokumentu

Przygotowywanie pism/umów/protokołów | Szablony dokumentów | Check-in/Check-out | Akceptacja | Publikacja | Historia zdarzeń
Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów niesie ze sobą takie korzyści jak szybki dostęp do uporządkowanych struktur repozytorium, jak kontrolowany dostęp do dokumentów poufnych. Ale z zaawansowanym systemem DMS możesz uzyskać wiele więcej.

Archiwizacja faktur elektronicznych i opisywanie faktur Kosztowych + OCRArchiwizacja faktur elektronicznych i opisywanie faktur Kosztowych + OCR

Wspomagane opisywanie faktur | Formularze | OCR
Proces obsługi faktur przychodzących realizowany w formie elektronicznej w miejsce dotychczasowego papierowego to gwarantowane korzyści.

 

Zadzwoń i dowiedz się

jak nasze rozwiązania mogą pracować dla Twojej firmy

32 718 65 74

biuro@elliteq.pl

 

Jakość sprawdzona przez liderów rynku

Wybierz rozwiązania elliteq i dołącz do zadowolonych Klientów. Poznaj ich wszystkich.

 

ABB Sp. z o.o.
ATI ZKM Forging
Autoliv
Baker Tilly
Bank BGŻ
Basser Orlen
BGK
ControllingOnline
DAYCO
Dynamic BPM
Global Work
Grupa Żywiec
Cement Górażdże
Hammered
HiP
Hormann
IMB Podbeskidzie
International Paper
Kaefer
Kotlin

 

ZAPYTAJ O NASZE PRODUKTY

32 718 65 74

SZUKASZ INNEGO ROZWIĄZANIA?

SKORZYSTAJ Z WYSZUKIWARKI

NAPISZ DO NAS

FORMULARZ KONTAKTOWY

elliteq sp. z o.o.

 ul. Gallusa 12, 40-594 Katowice
 32 718 65 70
 This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.