eKancelaria

Elektroniczna rejestracja w pełni zintegrowana
z e-Doręczenia

Automatyczna rejestracja oraz archiwizacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej zintegrowana z krajowym systemem e-Doręczenia i e-Nadawcą Poczty Polskiej

Główna ilustracja funkcjonalności elliteq - eKancelaria
Główna ilustracja funkcjonalności elliteq - eKancelaria

Jesteś zainteresowany

naszymi rozwiązaniami dla biznesu:

Wypełniając formularz wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez elliteq Sp. z o.o. podanych w formularzu, w celu i w zakresie niezbędnym do odpowiedzi na zadane przez Państwa pytanie lub przedstawienia oferty handlowej firmy elliteq Sp. z o.o. Mają Państwo prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi lub przeniesienia danych.

Jakość sprawdzona przez liderów rynku

Zyskujesz produkt o najwyższej jakości. Z naszych rozwiązań korzystają liderzy swoich rynków, którzy cenią sobie zarówno niezawodność, jak i pełną elastyczność naszych rozwiązań.

Elektroniczny program rejestracji korespondencji w firmie oferuje skuteczną organizację, bezpieczeństwo i szybki dostęp do dokumentów, zapewniając kontrolę terminów, efektywność pracy i automatyzację procesu.

Najważniejsze korzyści rozwiązania eKancelaria:

  • Automatyczne prowadzenie elektronicznej książki korespondencji
  • Automatyczna wymiana korespondencji z podmiotami publicznymi gdzie wymagane jest użycie krajowego systemu e-Doręczenia
  • Sprawny obieg informacji kontrolujący terminowość odpowiedzi
  • Łatwy dostęp do dokumentów, załączników, potwierdzeń odbioru
  • Zwiększenie efektywności pracy
  • Przyśpieszenie obsługi dużych wysyłek poprzez e-Nadawca  
Ilustracja pokazująca funkcjonalność elliteq

Pełny komfort pracy dzięki prostemu i intuicyjnemu Workflow

Elektroniczny program rejestracji korespondencji oferuje pełny komfort pracy poprzez prosty i intuicyjny Workflow. Dzięki temu rozwiązaniu, proces rejestrowania, klasyfikacji i opisu korespondencji staje się łatwy i wygodny, przekładając się na większą efektywność zadań. Pracownicy nie muszą już się martwić o utratę ważnych dokumentów, a wszystkie informacje są uporządkowane i łatwo dostępne w jednym miejscu.

Ilustracja pokazująca funkcjonalność elliteq

Skuteczna organizacja korespondencji

System zapisuje wszelką korespondencję przychodzącą i wychodzącą dbając o jej klasyfikację, kontekst sygnatury i kompletację załączników np. potwierdzeń nadania, UPO, potwierdzeń odbioru.

Pisma przychodzące są przechwytywane e-Doręczeń, z maili lub inteligentnie skanowane, rejestrowane w elektronicznej książce korespondencji, a następnie automatycznie przekazywane do osoby prowadzącej sprawę.. Natomiast pisma wychodzące mogą być wysyłane za pośrednictwem e-Doręczeń, aplikacji Poczty Polskiej e-Nadawca lub firm kurierskich.

Dokumenty można podpisywać przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub biometrycznego podpisu odręcznego.

Ilustracja pokazująca funkcjonalność elliteq

Optymalne wykorzystanie miejsca i bezpieczeństwo dokumentów

Elektroniczny program rejestracji korespondencji umożliwia rejestrowanie miejsc przechowywania fizycznych dokumentów – segregatory, szafy, a struktura logiczna folderów dokumentów elektronicznych w systemie elliteq,  może odwzorowywać strukturę archiwum fizycznego dokumentów. Dzięki temu, firma może optymalnie wykorzystać przestrzeń, unikając bałaganu związanego z papierowymi dokumentami. Ponadto, system umożliwia rejestrację wydań dokumentów fizycznych (kto, kiedy, na jaki okres pobrał dokument papierowy).

Ilustracja pokazująca funkcjonalność elliteq

Dostosowane rozwiązania dla klienta

Nasza firma oferuje rozwiązanie zindywidualizowane, modelowane zgodnie z wymaganiami i potrzebami klienta. Dzięki temu, możemy dostosować elektroniczny program rejestracji korespondencji do indywidualnych potrzeb i wymagań klienta. Oferujemy rozwiązania idealnie dopasowane do struktury i organizacji danej firmy.

Ilustracja pokazująca funkcjonalność elliteq

Kontrola procesu przepływu informacji

Elektroniczny program rejestracji korespondencji umożliwia pełną kontrolę nad procesem przepływu informacji. Można śledzić status prac nad dokumentem, nadzorować terminować odpowiedzi, zapewnić zgodność z procedurami i polityką firmy. To daje pewność, że żadna korespondencja nie zostanie przeoczona i że wszystkie dokumenty są przetwarzane w terminie.

Funkcjonalność produktu

  • Mechanizmy automatycznej numeracji dokumentów, szerokie zastosowanie kodów kreskowych
  • Integracja z krajowym systemem e-Doręczenia do odbioru i wysyłki korespondencji urzędowej tj z urzędami i instytucjami publicznymi z osobami zaufania publicznego (bez awizo, kolejek na poczcie)  
  • Integracja z krajowym systemem e-Faktur „KSeF” do odbioru i wysyłki dokumentów typu faktura i wypełnianie danymi z faktur XML formularzy systemu elliteq i wizualizacja faktur z formatu XML do PDF.
  • Automatyczny rejestr logu zdarzeń związanych z dokumentem (kto, kiedy otrzymał korespondencję do dekretacji, kto jakie polecenia wydał, jak wyglądała i kiedy została wysłana odpowiedź)
  • Wydruk dziennika korespondencji i raport korespondencji wychodzącej w układzie Poczty Polskiej
  • Zapis o miejscu przechowywania fizycznych dokumentów, zapis o wypożyczeniach oryginałów
  • Zastosowanie Serwera Powiadomień i eskalacji elliteq do eliminacji ryzyka niedotrzymania wymaganego terminu odpowiedzi

Zapewniamy skuteczną integrację z wszystkimi dostępnymi systemami klasy ERP*

* System ERP (ang. Enterprise Resources Planning) to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem.

Proste kroki do wdrożenia eKancelarii wraz z systemem elliteq

Ilustracja - proste kroki wdrożenia elliteq

Analiza

Zaczynamy od zaprezentowania działania systemu elliteq oraz od analizy Twoich potrzeb biznesowych i wymagań.

Ilustracja - proste kroki wdrożenia elliteq

Rozwiązanie

Przygotowujemy projekt najlepszego rozwiązania dla Twojego biznesu z daną funkcjonalnością oraz dokonujemy jego personalizacji i optymalizacji.

Ilustracja - proste kroki wdrożenia elliteq

Wdrożenie

Wdrażamy „skrojone na miarę” rozwiązanie i przeprowadzamy szkolenie. Zwykle trwa to 1-2 dni.

Ilustracja - proste kroki wdrożenia elliteq

Opieka

Opiekujemy się naszym produktem, rozwijamy zgodnie z kolejnymi potrzebami Twojego biznesu, doradzamy oraz serwisujemy.

Poznaj inne możliwości elliteq

Skomponuj swój elliteq

Określ swoje potrzeby, a my zaproponujemy odpowiednią konfigurację elliteq.

Wypełniając formularz wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez elliteq Sp. z o.o. podanych w formularzu, w celu i w zakresie niezbędnym do odpowiedzi na zadane przez Państwa pytanie lub przedstawienia oferty handlowej firmy elliteq Sp. z o.o. Mają Państwo prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi lub przeniesienia danych.

Zapoznaj się z korzyściami i możliwościami elliteq na naszej stronie:

Umów się na termin prezentacji

Na niezobowiązującym pokazie poznasz korzyści i możliwości  wykorzystania systemu elliteq w Twoim biznesie.

* Pola wymagane
Zamów bezpłatną rozmowę z naszym menadżerem produktu

Oddzwonimy do Ciebie najszybciej jak to możliwe.

Wybierz dogodny termin rozmowy
Zostaw wiadomość - wkrótce odpowiemy

Wypełniając formularz wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez elliteq Sp. z o.o. podanych w formularzu, w celu i w zakresie niezbędnym do odpowiedzi na zadane przez Państwa pytanie lub przedstawienia oferty handlowej firmy elliteq Sp. z o.o. Mają Państwo prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi lub przeniesienia danych.