Elektroniczna rejestracja w pełni zintegrowana
z e-Doręczenia
Automatyczna rejestracja oraz archiwizacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej zintegrowana z krajowym systemem e-Doręczenia i e-Nadawcą Poczty Polskiej


Jesteś zainteresowany
naszymi rozwiązaniami dla biznesu:
Jakość sprawdzona przez liderów rynku
Zyskujesz produkt o najwyższej jakości. Z naszych rozwiązań korzystają liderzy swoich rynków, którzy cenią sobie zarówno niezawodność, jak i pełną elastyczność naszych rozwiązań.






























Elektroniczny program rejestracji korespondencji w firmie oferuje skuteczną organizację, bezpieczeństwo i szybki dostęp do dokumentów, zapewniając kontrolę terminów, efektywność pracy i automatyzację procesu.
Najważniejsze korzyści rozwiązania eKancelaria:
- Automatyczne prowadzenie elektronicznej książki korespondencji
- Automatyczna wymiana korespondencji z podmiotami publicznymi gdzie wymagane jest użycie krajowego systemu e-Doręczenia
- Sprawny obieg informacji kontrolujący terminowość odpowiedzi
- Łatwy dostęp do dokumentów, załączników, potwierdzeń odbioru
- Zwiększenie efektywności pracy
- Przyśpieszenie obsługi dużych wysyłek poprzez e-Nadawca

Pełny komfort pracy dzięki prostemu i intuicyjnemu Workflow
Elektroniczny program rejestracji korespondencji oferuje pełny komfort pracy poprzez prosty i intuicyjny Workflow. Dzięki temu rozwiązaniu, proces rejestrowania, klasyfikacji i opisu korespondencji staje się łatwy i wygodny, przekładając się na większą efektywność zadań. Pracownicy nie muszą już się martwić o utratę ważnych dokumentów, a wszystkie informacje są uporządkowane i łatwo dostępne w jednym miejscu.

Skuteczna organizacja korespondencji
System zapisuje wszelką korespondencję przychodzącą i wychodzącą dbając o jej klasyfikację, kontekst sygnatury i kompletację załączników np. potwierdzeń nadania, UPO, potwierdzeń odbioru.
Pisma przychodzące są przechwytywane e-Doręczeń, z maili lub inteligentnie skanowane, rejestrowane w elektronicznej książce korespondencji, a następnie automatycznie przekazywane do osoby prowadzącej sprawę.. Natomiast pisma wychodzące mogą być wysyłane za pośrednictwem e-Doręczeń, aplikacji Poczty Polskiej e-Nadawca lub firm kurierskich.
Dokumenty można podpisywać przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub biometrycznego podpisu odręcznego.

Optymalne wykorzystanie miejsca i bezpieczeństwo dokumentów
Elektroniczny program rejestracji korespondencji umożliwia rejestrowanie miejsc przechowywania fizycznych dokumentów – segregatory, szafy, a struktura logiczna folderów dokumentów elektronicznych w systemie elliteq, może odwzorowywać strukturę archiwum fizycznego dokumentów. Dzięki temu, firma może optymalnie wykorzystać przestrzeń, unikając bałaganu związanego z papierowymi dokumentami. Ponadto, system umożliwia rejestrację wydań dokumentów fizycznych (kto, kiedy, na jaki okres pobrał dokument papierowy).

Dostosowane rozwiązania dla klienta
Nasza firma oferuje rozwiązanie zindywidualizowane, modelowane zgodnie z wymaganiami i potrzebami klienta. Dzięki temu, możemy dostosować elektroniczny program rejestracji korespondencji do indywidualnych potrzeb i wymagań klienta. Oferujemy rozwiązania idealnie dopasowane do struktury i organizacji danej firmy.

Kontrola procesu przepływu informacji
Elektroniczny program rejestracji korespondencji umożliwia pełną kontrolę nad procesem przepływu informacji. Można śledzić status prac nad dokumentem, nadzorować terminować odpowiedzi, zapewnić zgodność z procedurami i polityką firmy. To daje pewność, że żadna korespondencja nie zostanie przeoczona i że wszystkie dokumenty są przetwarzane w terminie.
Funkcjonalność produktu
- Mechanizmy automatycznej numeracji dokumentów, szerokie zastosowanie kodów kreskowych
- Integracja z krajowym systemem e-Doręczenia do odbioru i wysyłki korespondencji urzędowej tj z urzędami i instytucjami publicznymi z osobami zaufania publicznego (bez awizo, kolejek na poczcie)
- Integracja z krajowym systemem e-Faktur „KSeF” do odbioru i wysyłki dokumentów typu faktura i wypełnianie danymi z faktur XML formularzy systemu elliteq i wizualizacja faktur z formatu XML do PDF.
- Automatyczny rejestr logu zdarzeń związanych z dokumentem (kto, kiedy otrzymał korespondencję do dekretacji, kto jakie polecenia wydał, jak wyglądała i kiedy została wysłana odpowiedź)
- Wydruk dziennika korespondencji i raport korespondencji wychodzącej w układzie Poczty Polskiej
- Zapis o miejscu przechowywania fizycznych dokumentów, zapis o wypożyczeniach oryginałów
- Zastosowanie Serwera Powiadomień i eskalacji elliteq do eliminacji ryzyka niedotrzymania wymaganego terminu odpowiedzi
Zapewniamy skuteczną integrację z wszystkimi dostępnymi systemami klasy ERP*
* System ERP (ang. Enterprise Resources Planning) to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem.
Proste kroki do wdrożenia eKancelarii wraz z systemem elliteq

Analiza
Zaczynamy od zaprezentowania działania systemu elliteq oraz od analizy Twoich potrzeb biznesowych i wymagań.
lub
tel.: 32 718 65 70
email: biuro@elliteq.pl

Rozwiązanie
Przygotowujemy projekt najlepszego rozwiązania dla Twojego biznesu z daną funkcjonalnością oraz dokonujemy jego personalizacji i optymalizacji.

Wdrożenie
Wdrażamy „skrojone na miarę” rozwiązanie i przeprowadzamy szkolenie. Zwykle trwa to 1-2 dni.

Opieka
Opiekujemy się naszym produktem, rozwijamy zgodnie z kolejnymi potrzebami Twojego biznesu, doradzamy oraz serwisujemy.
Poznaj inne możliwości elliteq
Skomponuj swój elliteq
Określ swoje potrzeby, a my zaproponujemy odpowiednią konfigurację elliteq.
Zapoznaj się z korzyściami i możliwościami elliteq na naszej stronie: