Zarządzanie cyklem życia dokumentu

Lepsza wydajność zaczyna się od dobrej organizacji procesów biznesowych

Elektroniczny obieg dokumentów

Co zyskujesz?

Przede wszystkim produkt o najwyższej jakości. Z naszych rozwiązań korzystają liderzy swoich rynków, którzy cenią sobie zarówno niezawodność jak i pełną elastyczność naszych rozwiązań.

Wypełnij formularz a pokażemy Ci pełne możliwości naszego rozwiązania.

Dlaczego system elliteq?

Wprowadzenie elektronicznego przepływu pracy (Workflow) i dokumentów elektornicznych wraz z archiwizacją jest doskonałą okazją do reorganizacji firmy, przyjrzenia się procesom w niej zachodzącym, ich długości oraz do usprawnienia zarządzania. Dobrze skonfigurowany obieg stanowi również klamrę scalającą rozproszone terytorialnie oddziały czy zakłady. Poprawia się logistyka przedsiębiorstwa, miedzy innymi dzięki monitorowaniu tak kluczowych procesów jak obsługa zapytań ofertowych i zamówień, a zastosowanie np. elektronicznego obiegu akceptacji faktur przychodzących usprawnia i uspokaja zarządzanie zobowiązaniami finansowymi firmy.

Zarządzanie cyklem życia dokumentu

Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów niesie ze sobą takie korzyści jak szybki dostęp do uporządkowanych struktur repozytorium, jak kontrolowany dostęp do dokumentów poufnych. Ale z zaawansowanym systemem DMS możesz uzyskać wiele więcej.

więcej . . .

Pomyśl jak wiele dokumentów jest tworzonych w firmie, jak wiele osób jest zaangażowanych w ich tworzenie. Ile osób je recenzuje i akceptuje. I wreszcie kto i jakie istotne zmiany w dokumencie wprowadził.

Użyj więc biblioteki szablonów dokumentów, mechanizmów check-out i check-in do automatycznego rezerwowania dokumentu podczas edycji i automatycznego tworzenia jego nowych wersji. Zwróć uwagę, że bez specjalnie zamodelowanych procesów workflow które miałyby realizować cykl tworzenia akceptacji dokumentu, możesz mieć wiedzę o każdym użytkowniku i zdarzeniu związanym z tworzeniem i życiem dokumentu. Jeśli któryś z dokumentów jest ważny z punktu widzenia Twojej odpowiedzialności – ustaw sam alerty powiadamiające o zmianach wersji, zmianach statusu czy fakcie odczytu dokumentu – „co, kto, kiedy”.

Rzadko zdarza się, że dokument powstaje w firmie bez relacji do innych dokumentów – zamówienie z ofertą, faktura z umową, atest z reklamacją, instrukcja obsługi z dokumentacją technologiczną, … - twórz referencje pomiędzy dowolnymi rodzajami dokumentów, bez względu na ich miejsce w archiwum.

A jeśli chcesz poznać aktywność i zaangażowanie pracowników w procesach aktualizacji dokumentacji użyj rozbudowanych mechanizmów wyszukiwania i raportowania.

Korzyści:

Zapewnienie jednolitych, zatwierdzonych standardów tworzenia dokumentów w organizacji
Eliminacja anonimowości i nieautoryzowanych zmian w treści dokumentów
Szczegółowa i łatwo dostępna wiedza „co, kto, kiedy” wykonał w związku z dokumentem
Błyskawiczne i skuteczne powiadamianie zainteresowanych osób o zdarzeniach związanych z dokumentem

Produkt zawiera:

Repozytorium szablonów dokumentów
Projektant formularzy metadanych dokumentów, w tym słowników statusów, kategorii, priorytetów, ..
Wbudowane mechanizmy Check-out, Check-in i automatycznego wersjonowania
Narzędzia budowania relacji pomiędzy dokumentami
Narzędzia prostego i zaawansowanego wyszukiwania dokumentów
Elastyczne „drzewo dokumentów” z możliwością budowy struktur własnych folderów, folderów wyszukiwania

Kto skorzysta:

Dział organizacji
Sekretariat
Dział umów / Dział prawny
Pracownicy odpowiedzialni za treść tworzonych dokumentów firmowych
Dział konstrukcyjny i technologiczny

Zapewniamy skuteczną integrację z wszystkimi dostępnymi systemami klasy ERP!

Zobacz jak wygląda elliteq ECM