Procesy ofertowania i sprzedaży
Lepsza wydajność zaczyna się od dobrej organizacji procesów biznesowych
Co zyskujesz?
Przede wszystkim produkt o najwyższej jakości. Z naszych rozwiązań korzystają liderzy swoich rynków, którzy cenią sobie zarówno niezawodność jak i pełną elastyczność naszych rozwiązań.
Dlaczego system elliteq?
Wprowadzenie elektronicznego przepływu pracy (Workflow) i dokumentów elektornicznych wraz z archiwizacją jest doskonałą okazją do reorganizacji firmy, przyjrzenia się procesom w niej zachodzącym, ich długości oraz do usprawnienia zarządzania. Dobrze skonfigurowany obieg stanowi również klamrę scalającą rozproszone terytorialnie oddziały czy zakłady. Poprawia się logistyka przedsiębiorstwa, miedzy innymi dzięki monitorowaniu tak kluczowych procesów jak obsługa zapytań ofertowych i zamówień, a zastosowanie np. elektronicznego obiegu akceptacji faktur przychodzących usprawnia i uspokaja zarządzanie zobowiązaniami finansowymi firmy.
Procesy ofertowania i sprzedaży
więcej . . .
E-zarządzanie procesem ofertowania i sprzedaży - korzyści:
- bezpieczne i nieulotne elektroniczne archiwum cenników, zapytań ofertowych, zamówień, ofert i dokumentów powiązanych w relacje
- wiedza o historia procesu ofertowania, historia zmian treści oferty
- dostępne pod ręką niezbędne narzędzia jak cenniki, reguły rabatowania, historia i dostęp do ofert dla danego Klienta
- skrócenie procesu przygotowania ofert dzięki usystematyzowanemu i nadzorowanemu procesowi workflow
- pewność, że oferta zostanie złożona a nie zaniedbana dzięki mechanizmom zastępstw, powiadomień i eskalacji
- pewność poprawności kalkulacji
- pewność zakwalifikowania Klienta do odpowiedniej grupy rabatowej
- zgodność wysyłanej oferty z procedurami sprzedażowymi i marketingowymi firmy
- gwarancję wysyłki oferty zaakceptowanej przez menadżera właściwego dla wartości lub przedmiotu oferty
- historię negocjacji z Klientem widoczną w poprzez kolejne wersje oferty
- automatyczny start kolejnych ścieżek workflow (np. dla wygranej oferty stary obiegu: tworzenie umowy, zakładanie projektu i budżetowania, akceptacji faktury, …)
- łatwość wdrożenia nowego sprzedawcy w procesy ofertowania dzięki wdrożonym procedurom workflow i archiwum ofert, cenników i dokumentów
Produkt zawiera:
- archiwizację elektroniczną ofert i skojarzonych z nią dokumentów
- repozytorium szablonów ofert
- repozytorium cenników i reguł rabatowania
- mechanizmy pozwalające budować struktury relacji pomiędzy dokumentami, sprawami, zadaniami
- predefiniowane ścieżki obiegu spraw (z opcją kroków ad-hoc)
- proste i zaawansowane mechanizmy wyszukiwania dokumentów i spraw
- możliwość zapamiętywania zapytań wyszukiwania dzięki czemu uzyskuje się zbiór dynamicznych raportów i zestawień
- automatyczne powiadomienia mailowe
- rejestrację i dostęp do pełnego logu historii zdarzeń dokumentu i sprawy
Kto skorzysta:
- dyrektorzy handlowi odpowiedzialni za procesy ofertowania i sprzedaży
- pracownicy odpowiedzialni za ofertowanie
- kosztorysanci
- pracownicy działów marketingu
Przykład procesu
1. Na podstawie otrzymanego zapytania ofertowego pracownik działu sprzedaży tworzy wstępną ofertę korzystając z zatwierdzonego szablonu. Następnie wskazuje w repozytorium dokumentów cennik, z którego będzie korzystał lub przesyła szczegóły wymagań klienta do specjalisty (np. kosztorysant, technolog)
2. Kosztorysant lub technolog wykonuje kalkulację i mechanizmami workflow odsyła ją do pracownika działu sprzedaży, który uzupełnia ofertę i gotową przesyła do akceptacji dyrektora lub jeśli jest to wymagane np. z powodu wysokiej wartości oferty - do członka Zarządu.
3. Akceptant akceptuje i prosi o wyjaśnienia. Zaakceptowana oferta jest gotowa do wysyłki drogą elektroniczną lub pocztą konwencjonalną.
4. Fakt wysyłki pocztą papierową jest odnotowywany w module kancelaryjnym, a sprzedawca czeka na odpowiedź Klienta.
5. Decyzja Klienta jest odnotowywana w systemie poprze nadanie procesowi ofertowania odpowiedniego statusu.
6. Zwykle koniecznym jest i odnotowanie uzgodnień negocjacyjnych z Klientem i wybranie z słownika odpowiedniej przyczyny odrzucenia oferty
Co w przypadku wygrania oferty? - bardzo proste.
Możesz rozpocząć kilka obiegów powiązanych takich jak: umowa, budżetowanie projektu, zlecenie produkcyjne, fakturowanie itp.
Kolejną zaletą rozwiązania jest to, iż samo ofertowanie może być również podprocesem procesu głównego np. procesu obsługi zleceń wewnętrznych. Ofertowanie może też warunkowo wywoływać obiegi innych powiązanych spraw jak np. tworzenie umowy, zakładanie projektu i budżetowania, akceptacji faktury. W tym zakresie nasz produkt jest bardzo elastyczny.
Zapewniamy skuteczną integrację z wszystkimi dostępnymi systemami klasy ERP!
Zobacz jak wygląda elliteq ECM
